วันนี้ทาง Indydiary จะมาแนะนำวิธีการ Track email with read receipts สำหรับทำ report ของ Email แผนก หรือ Email กลางของแผนก หรือ เราอยากจะทราบว่า Email ที่เราส่งไปถึงผู้รับ มีใครเปิดอ่านบ้าง โดยขั้นตอนการทำก็ไม่อยาก สามารถทำตามได้เลย และยัง support Office 365
ทำไมเราต้อง Track email with read receipts
สำหรับคนที่เจอบทความนี้ หรือ ค้นหามาเจอบทความนี้ แสดงว่าท่านก็เจอปัญหาเหล่านี้ ผู้บริหาร อยากทราบว่า Email ที่ส่งไป ไม่ว่าจะเป็น mail แผนก ประกาศสำคัญของบริษัทต่างๆ มีคนเปิดอ่านกี่คน มีคนได้รับกี่คน มีคนไม่ได้รับกี่คน แน่นอนวันนี้เราจะมาพูดถึงการ Tracking email with read receipts โดยวิธีที่หามานี้คือ Support Office 365 และ Exchange server 2016 นะครับ ทาง Indydiary ทดสอบแค่นี้ แต่โดยส่วนมาก หลายๆบริษัทก็ใช้งานอยู่แล้ว
ขั้นตอนการ Setup Track email with read receipts
จากบทความที่แล้วเราเขียนถึง แก้ปัญหา Windows เข้าแชร์ Network ไม่ได้ วันนี้ทาง indydiary จะมาแนะนำ ขั้นตอนการทำ Tracking email with read receipts โดยขั้นตอนการทำก็ไม่อยากมาก สามารถใช้งานผ่าน Microsoft outlook ได้เลย
- ก่อนทำการส่ง Email ทุกครั้ง ให้คลิกที่ Options และ เลือกหัวข้อ Track Email ตามรูป คือ “Request a Delivery Receipt และ Request a Read Receipt” หากอ่านมาถึงตรงนี้แล้วมีคำถามว่า ทุกครั้งก่อนส่ง Email เราก็ทำแบบนี้ มันแปลกตรงไหน แนะนำว่าอ่านให้จบก่อนนะครับ
- เมื่อทำตามข้อ 1 เรียบร้อยแล้ว ก็ให้ส่ง Email ตามปกติ
3. เมื่อทำการส่ง Email ไปแล้ว สิ่งแรกที่จะได้รับคือ Email แจ้งว่าส่งไปถึงปลายทางแล้วนะ โดยจะมีสถานะอยู่สองสถานะคือส่งไปได้กับส่งไปไม่ได้
4. ส่วนฝั่งผู้รับจะได้รับ Email และ ก่อนเปิดอ่าน โดยจะมีข้อความว่า Email ฉบับนี้จะมีการ Track การเปิดอ่านคุณต้องการแจ้งกลับการเปิดอ่านไหม กรณีตอบ Yes จะส่ง Email กลับไปยังผู้ส่งว่า ได้ อ่าน Email ฉบับนี้แล้ว
5. กรณีผู้รับตอบกลับ Read จะมี Email ตอบกลับมายังผู้ส่งว่าได้ Read แล้ว หากอ่านมาถึงตรงนี้แล้วมีคำถามว่าแบบนี้จะได้รับ Email Read และ Email Delivery กลับมาเยอะๆ โดยทาง Indydiary จะอธิบายในหัวข้อถัดไป ตอนนี้ให้อ่านไปเรื่อยๆก่อน
ขั้นตอนการดู Report Tracking
ขั้นตอนการดู Report Email Tracking ให้ไปที่ Send Item แล้วคลิกเลือก Email ฉบับที่ส่ง เลือกตรง Tracking จะพบกับ Report ตามรูปเลย และ หากต้องการเอาไปทำ Report ต่อใน Excel ก็แค่เลือก Ctrl+C เพื่อ Copy และ Ctrl+V เพื่อ Paste
ขั้นตอนการจัดการกับ Email Track email with read receipts
มาถึงขั้นตอนนี้แล้วจากคำถามที่ว่าจะมี Email ส่งกลับมาหาผู้ส่ง ไม่ว่าจะเป็น Email Read หรือ Email Delivery กลับมายัง inbox ของผู้ส่ง
- การทำ Rules เพื่อ move Email เข้า Delete item หรือเข้า Folder
- การตั้งค่าใน Outlook เพิ่มเติม
ขั้นตอนการตั้งค่าใน Outlook เพื่อให้ Move Tracking item ลงใน Delete item (สมมุติ) โดยขั้นตอนการทำดังนี้ที่ Outlook
File > Options > Mail > Tracking
บทสรุป
ทั้งหมดที่เขียนจากประสบการณ์การส่ง mail และการทำ report โดยคำแนะจากคนที่ใช้เทคนิคนี้ในการ Track Report ในการส่ง mail และพบเจอโดยจริงๆมีแบ่งเป็นข้อๆดังนี้
- ไม่แนะนำให้ Track ทุก Email หรือตั้งค่าการ Track แบบอัตโนมัติ เพราะถ้าทำแบบนี้ตัว O365 จะไม่ Track ให้ อันนี้ผู้เขียนเจอมากับตัวเอง
- Tracking Report จะใช้ได้กับ Domain เดียวกันเท่านั้น ไม่สามารถใช้ต่าง domain ได้ (@yourcompany)
- Tracking report จะไม่ update ข้อมูล หากยังไม่อ่าน Email ฉบับที่ส่งกลับมาทาง indydiary ใช้วิธีคลิกขวาที่ Delete item แล้วเลือก make all read
ในบทความต่อไปจะอ้างอิงการไม่ได้รับ Email Tracking เนื่องจาก user ตอบ No หรือ วิธีการแก้ปัญหาเบื้องต้นกรณีไม่ได้รับ Email Tracking หากเขียนบทความช้า สามารถไปดูบทความต้นฉบับได้ที่ Microsoft Trackรing email read receipts คลิกเลย