Email Read receipts เป็นการตั้งค่า ภายใน Microsoft Outlook เกือบทุก Version เพื่อแจ้งเตือนไปยัง ผู้ที่ทำการ ส่งอีเมลล์ว่า ทางผู้รับ ได้ทำการรับ และ เปิดอ่าน อีเมลล์ ของผู้ส่ง เรียบร้อยแล้ว ซึ่งแน่นอน หากทางผู้ส่ง ทำการ กด No ของ Outlook Message ข้อความประมาณว่า ดังรูป ที่แสดงด้านล่าง
แน่นอน หากผู้รับ กดปุ่ม No ตัวอีเมลล์ ตอบกลับว่าได้รับการอ่าน อีเมลล์ แล้ว จะไม่ตอบกลับไปยังผู้ส่ง และ หากคุณคือ คนที่ต้องการทำ Report การส่ง Email คุณจะไม่ได้รับเลย เลยไม่รู้ว่าการส่ง อีเมลล์ของคุณถึงปลายทางหรือไม่
ดังนั้นหากคุณต้องการทำ Report การส่ง อีเมลล์ จากแผนกของคุณ หรือ คุณเป็นผู้ดูแลอีเมลล์ กลางของหน่วยงาน หรือ ของบริษัท และ รับผิดชอบ การส่งข่าวสาร ของบริษัท ให้กับหน่วยงาน หรือ พนักงาน ภายในบริษัท และ ต้องการที่จะทำ Report ของการส่ง อีเมลล์ ซึ่งได้เขียนไว้ จากบทความที่แล้ว ได้กล่าวถึง การทำ Report ของการส่ง อีเมลล์ ไปอ่านได้ที่ บทความ การทำ Report คนอ่านอีเมลล์ สามารถ คลิกไปอ่านได้ที่ Link ได้เลย แต่ถ้าเจอ ผู้รับปลายทางกด No ไม่อยากให้ แจ้งเตือน การรับ Email Track การส่ง ไปยังผู้ส่งเราจะแก้ไขปัญหานี้อย่างไร โดยทาง indydiary.com อธิบาย คร่าวๆ ดังนี้
ขั้นตอนการแก้ไขปัญหาเมื่อไม่ได้รับ Read receipts
เป็นการตั้งค่าให้ Microsoft Outlook เกือบทุก Version จะตั้งค่าเหมือนกัน ตรวจสอบ E-mail ที่ส่งผ่าน Mail Server ว่าผู้รับได้ทำการเปิดอ่านแล้ว หรือ ยัง และ ส่ง E-mail แจ้งเตือนมายัง E-mail ของคุณ โดยสามารถ กำหนดการแจ้งเตือนได้ดังนี้
โดยการแก้ไขปัญหา คือไปที่ Menu ของ Microsoft outlook ของผู้รับ และ เลือกที่ เมนู File > Options > Mail และ ไปที่ menu Tracking ดังรูป
ให้คลิกเลือกตรงหัวข้อ For Any message received that includes a read receipt request และ ให้เลือกหัวข้อ Always send a read receipt
โดยเลือกหัวข้อตามรูป เพียงแค่นี้ทางผู้ส่งก็จะได้รับ Email Read receipts แล้ว ส่วนวิธีการทำ Report แนะนำให้ไปอ่าน Track email with read receipts
บทสรุป
หากคุณเป็นผู้ส่งอีเมลล์ในองค์กร รับผิดชอบดูแล การส่งอีเมลล์แจ้งข่าวสาร ภายในองค์กร และ ต้องการทำ Report การส่ง อีเมลล์ว่าผู้รับ ได้รับอีเมลล์ หรือไม่ มีคนเปิดอ่านกี่คน มีคนไม่อ่านอีเมล์กี่คน ซึ่งทาง Indy ก็ได้เขียนบทความไว้แล้ว ส่วนกรณีที่ไม่มี Email read receipt กลับมาเพ่อทำ Report ก็ใช้บทความนี้แก้ไขปัญหาได้เลย
ขอบคุณบทความจาก Microsoft